Workflow-Regeln prüfen eingehende Bewertungen anhand von Kriterien, die Sie festlegen, und leiten sie automatisch an den richtigen Antwortprozess weiter. Jede Regel legt fest, welche Art von Antwort erfolgen soll und wer gegebenenfalls dafür verantwortlich ist. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Workflow-Regeln erstellen und verwalten können.
Antworttypen
Jede Workflow-Regel verwendet einen von drei Antworttypen:
- Manuelle Antwort: erstellt eine Aufgabe und weist sie einem bestimmten Benutzer zu, um auf die Bewertung zu antworten. Der zugewiesene Benutzer kann jedes Antwortwerkzeug verwenden – Freitext, Element, vorlagenbasierte Antwort oder generative Antwort.
- Automatische Antwort: Antwortet automatisch auf die Bewertung mit einem der von Ihnen angegebenen Bewertungsantwort-Elemente. Es wird keine Aufgabe erstellt. Bevor Sie automatische Antwortregeln einrichten, erstellen Sie die Elemente, die Sie verwenden möchten. Die einzelnen Schritte finden Sie unter Bewertungsantwort-Elemente.
- Generative Antwort: Erzeugt mithilfe von KI eine Antwort und erstellt eine Aufgabe, die ein Benutzer genehmigen muss, bevor sie veröffentlicht wird. Bevor Sie Regeln für generative Antworten einrichten, können Sie optional Ihre Generierungsanweisungen konfigurieren. Die einzelnen Schritte finden Sie unter Generative Bewertungsantwort.
Eine Workflow-Regel erstellen
- Navigieren Sie zu Posteingang > Workflow-Management.
- Klicken Sie auf Review-Workflow erstellen.
- Wählen Sie einen Antworttyp aus:
- Für die manuelle Beantwortung: Klicken Sie auf Benutzer auswählen und wählen Sie den Benutzer, dem Sie Bewertungen zuweisen möchten. Hinweis: Bewertungen können pro Regel nur einem Benutzer zugewiesen werden.
- Für die Automatische Antwort: Der Abschnitt mit dem automatischen Antwortinhalt erscheint unten. Die Elemente fügen Sie in einem späteren Schritt hinzu.
- Für die Generative Antwort: Der Abschnitt Generative Antwort erscheint unten. Die Genehmigungseinstellungen konfigurieren Sie in einem späteren Schritt.
- Geben Sie einen Namen für die Regel ein.
- Klicken Sie auf + Kriterien hinzufügen und legen Sie die Bedingungen fest, die eine Bewertung erfüllen muss, um diese Regel auszulösen. Sie können jeden verfügbaren Filter verwenden, zum Beispiel Wertung, Bewertungsinhalt, Label oder Website. Fügen Sie bei Bedarf mehrere Kriterien hinzu – eine Bewertung muss alle Kriterien erfüllen, um als Treffer zu gelten.
- Wählen Sie Nur auf neue Bewertungen anwenden oder Auf neue und aktualisierte vorhandene Bewertungen anwenden. Wenn Sie Letzteres auswählen, werden auch Bewertungen, die bearbeitet wurden und nun die Kriterien erfüllen, die Regel auslösen.
- Für Generative Antwort-Regeln wählen Sie eine Option zur Antwortgenehmigung:
- Automatisch veröffentlichen: Die KI-generierte Antwort wird sofort ohne menschliche Überprüfung veröffentlicht.
- Menschliche Genehmigung erforderlich: Es wird eine Aufgabe erstellt, damit ein Genehmiger die Antwort vor der Veröffentlichung überprüfen kann. Klicken Sie optional auf + Genehmiger, um einen bestimmten Benutzer oder eine bestimmte Benutzergruppe zuzuweisen. Wenn einer Nutzer*innengruppe eine Aufgabe zugewiesen wird, werden alle Mitglieder benachrichtigt, aber nur ein Mitglied muss die Aufgabe genehmigen oder ablehnen.
- Für Manuelle Antwort- oder Generative Antwort-Regeln legen Sie optional ein Fälligkeitsdatum fest, indem Sie eine Zahl eingeben und Stunden, Tage oder Wochen auswählen.
- Für Automatische Antwort-Regeln klicken Sie auf Element hinzufügen und wählen aus vorhandenen Elementen aus oder erstellen neue. Jede Regel unterstützt bis zu 25 Elemente. Wenn mehrere Elemente zugewiesen werden, wird für jede Antwort zufällig eins ausgewählt, um die Antworten abwechslungsreich zu halten.
- Klicken Sie auf Speichern.
Workflow-Regeln verwalten
Navigieren Sie zu Posteingang > Workflow-Management, um alle Workflow-Regeln in Ihrem Konto anzuzeigen. In dieser Tabelle können Sie einzelne Regeln aktivieren oder deaktivieren, indem Sie die Umschaltfunktion in der Spalte Aktiviert verwenden.
Die Workflow-Regeln werden in der Reihenfolge der Prioritäten angewendet, wie in der Tabelle aufgeführt. Wenn eine Überprüfung den Kriterien mehrerer Regeln entspricht, wird nur die höchste Prioritätsregel – die zuerst genannte – angewendet. Beachten Sie dies, wenn sich Kriterien in verschiedenen Regeln überschneiden. Wenn zum Beispiel eine Regel für negative Stichwort-Bewertungen unter einer allgemeinen Regel für negative Bewertungen aufgeführt ist, wird die Stichwort-Regel für diese Bewertungen niemals ausgelöst. Platzieren Sie spezifischere Regeln über allgemeineren, um sicherzustellen, dass sie korrekt ausgelöst werden.
Aufgaben anzeigen und bearbeiten
Bewertungen, die über manuelle Antwort- oder generative Antwortregeln weitergeleitet werden, erscheinen als Aufgaben im Posteingang > Meine Aufgaben. Filtern Sie nach Typ = Bewertungsantwort, um Antwortaufgaben anzuzeigen, und nach Typ = Bewertungsantwort-Genehmigung, um generative Antworten anzuzeigen, die auf Genehmigung warten.
Informationen dazu, wie Sie Aufgaben für die Genehmigung oder Ablehnung von Bewertungsantworten bearbeiten, finden Sie unter Genehmigungen und Aufgaben für Bewertungsantworten.
Beispiel einer Workflow-Regel mit Antworttyp „Manuelle Antwort“
Beispiel für eine Workflowregel mit dem Antworttyp Automatische Antwort
Beispiel einer Workflow-Regel mit dem Antworttyp Generative Antwort