La bandeja de entrada de tareas reúne en un solo lugar todas las tareas relacionadas con los comentarios: las tareas de respuesta que se le asignan, las respuestas generativas pendientes de su aprobación y las solicitudes de retirada de comentarios propias. Este artículo explica cómo funcionan las aprobaciones, cómo configurar usuarios con los permisos adecuados y cómo gestionar las tareas.
Cómo funcionan las aprobaciones
Las aprobaciones añaden un paso de revisión entre la redacción de una respuesta y su publicación. Esto es útil cuando usted quiere escalar su programa de respuesta a más usuarios manteniendo el control de la marca — por ejemplo, permitiendo que los responsables locales sugieran respuestas que un equipo corporativo apruebe antes de que se publiquen.
Cuando un usuario con permisos solo de sugerencias responde a un comentario, la respuesta entra en una cola de aprobación en lugar de publicarse inmediatamente. A continuación, un usuario con permisos de aprobación revisa la sugerencia y la aprueba o la rechaza.
Los casos de uso más habituales son los siguientes:
- Los gerentes locales o franquiciados sugieren respuestas que un equipo corporativo aprueba
- Los equipos de atención al cliente sugieren respuestas que un equipo legal o de cumplimiento aprueba antes de publicarlas en industrias reguladas
- Las respuestas generativas las revisa un humano antes de publicarlas
Configurar usuarios para aprobaciones
Se necesitan dos tipos de usuarios para el flujo de trabajo de aprobaciones: uno que sugiera respuestas y otro que las apruebe.
Los proponentes necesitan el permiso Respuesta al comentario con aprobación. Los roles incorporados Solicitante de atención al cliente y Solicitante de contenido incluyen este permiso. Tenga en cuenta que estos roles pueden responder utilizando los recursos de Respuesta a comentarios sin aprobación; la aprobación solo es necesaria para las respuestas de formato libre y con plantillas.
Los aprobadores necesitan el permiso Aprobar respuestas a comentarios. Las funciones integradas de Control total y Gestor de cuentas incluyen este permiso. También puede crear un rol personalizado con este permiso específicamente para aprobadores que no deberían tener acceso a otras áreas de la plataforma.
Tanto el proponente como el aprobador necesitan el permiso de Ver comentarios para las entidades correspondientes.
Para obtener los pasos sobre cómo crear usuarios y roles personalizados, consulte Añadir un nuevo usuario.
Sugerir una respuesta a un comentario
Si sus permisos requieren aprobación, el proceso de respuesta funciona igual que una respuesta estándar: la diferencia está en el botón que ve al final.
En la bandeja de entrada de tareas, el botón dice Enviar para aprobación. En las pestañas Supervisión y Respuesta, el botón Responder se sustituye por Sugerir respuesta o Sugerir comentario para las recomendaciones de Facebook.
Haga clic en el botón para enviar su respuesta sugerida. Se crea una tarea de aprobación de la respuesta al comentario y se asigna al aprobador designado.
Aprobar o rechazar una respuesta
- Vaya a Bandeja de entrada > Mis tareas.
- Localice la tarea de aprobación de la respuesta al comentario. Filtre por Tipo = Aprobación de respuesta a comentario para encontrarlos rápidamente.
- Revise la respuesta sugerida junto con el comentario original.
- Realiza una de las siguientes acciones:
- Haga clic en Aprobar para publicar la respuesta en el sitio del medio digital
- Haga clic en Rechazar para evitar que la respuesta se publique. Debe indicar el motivo del rechazo, que aparece en la pestaña Conversaciones de la tarea para que el proponente pueda verlo.
- Haga clic en la pestaña Conversaciones para agregar un comentario sin aprobar ni rechazar
Para ver el historial de una tarea, haga clic en la pestaña Registro de actividad.
Aprobar respuestas generativas por correo electrónico
Si una regla de flujo de trabajo de respuesta generativa asigna a un usuario externo como aprobador (alguien sin una cuenta de Yext), ellos reciben un correo electrónico con los detalles del comentario y la respuesta generada. Pueden aprobar, rechazar o editar la respuesta directamente desde el correo sin iniciar sesión en Yext.
Revisar las tareas de aprobación de eliminación
Cuando un usuario marca un comentario en primera persona para su eliminación, se crea una tarea de aprobación de eliminación de comentarios no asignada. Los usuarios con permisos para eliminar comentarios pueden realizar estas tareas desde la bandeja de entrada.
Para gestionar una tarea de eliminación de comentario:
- Vaya a Bandeja de entrada > Mis tareas.
- Localice la tarea de aprobación para la eliminación del comentario.
- Realiza una de las siguientes acciones:
- Haga clic en Eliminar para eliminar el comentario de la plataforma y dejar de publicarlo
- Haga clic en Conservar para devolver el comentario a su estado anterior a la marca. Debe proporcionar un motivo para conservar el comentario, que aparecerá en la pestaña Conversaciones.
Asignar manualmente una tarea de respuesta al comentario
Además de las reglas de flujo de trabajo, puede asignar manualmente un comentario a un usuario específico como tarea.
- Vaya a Comentarios > Supervisión o Comentarios > Respuesta.
- Haga clic en el icono de más que aparece junto al comentario que desea asignar.
- Haga clic en Seleccionar responsable y elija al usuario en el menú desplegable.
- (Opcional) Introduzca un comentario para enviarlo al asignado con la tarea.
- Haz clic en Crear.