Cet article vous explique comment créer des dossiers pour gérer les entités de votre compte.
Les dossiers et les étiquettes sont deux outils que vous pouvez utiliser pour organiser vos entités. Bien qu'une entité ne puisse figurer que dans un seul dossier, elle peut avoir autant d'étiquettes que nécessaire.
| Dossiers | Intitulés | |
|---|---|---|
| Les entités peuvent en avoir plusieurs |  |
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| Peut filtrer dans la recherche des entités | |
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| Peut être utilisé lors de l'attribution de rôles aux utilisateurs | |
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| Peut créer en masse en utilisant le chargement d'entités | |
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| Peut attribuer des entités en masse en utilisant le chargement d'entités | |
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| Visible dans la plupart des exports, comme les listes et les avis | |
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Pour organiser les entités à l'aide d'étiquettes, consultez la rubrique Gérer et appliquer des étiquettes d'entité.
Gestion des dossiers
Nous vous recommandons d'élaborer une stratégie pour organiser vos dossiers. Les clients s'appuient généralement sur des critères tels que la zone géographique (pays, région, ville), la marque ou le type d'entité pour structurer leur arborescence de dossiers. Vous pouvez créer jusqu'à 5 niveaux de sous-dossiers.
Quelle que soit l'approche retenue, plusieurs méthodes sont disponibles pour gérer vos dossiers :
- Manuellement
- en masse
- Via API (ne peut pas créer de nouveaux dossiers, seulement déplacer des entités vers des dossiers)
Créer un dossier manuellement
Pour créer un dossier :
- Cliquez sur Knowledge Graph dans la barre de navigation, puis sur Entités.
- Cliquez sur le signe plus (
) dans la barre latérale gauche sous l'onglet Dossiers. Une boîte de dialogue apparaît.
- Si vous ne voyez pas le signe plus, placez le curseur sur le nom de votre entreprise ou de votre dossier dans la barre latérale gauche, cliquez sur les trois points qui s'affichent puis sélectionnez Add (Ajouter) dans le menu déroulant.
- Saisissez le nom du dossier puis cliquez sur Ajouter un dossier.
Ajouter des entités à un dossier
Pour ajouter des entités au dossier :
- Accédez à Knowledge Graph > Entités.
- Cochez les cases en regard des entités souhaitées.
- Cliquez sur le bouton More Actions (Plus d'actions) et sélectionnez Move to Folder (Déplacer dans un dossier). Une boîte de dialogue s'affiche.
- Sélectionnez le dossier de votre choix.
- Cliquez sur Move to Folder (Déplacer dans un dossier).
Créer des dossiers en masse en utilisant des structures de dossiers d'entité
La gestion manuelle convient si vous ne disposez que d'un petit nombre de dossiers ou si vous souhaitez effectuer de petits ajustements. Sinon, nous vous recommandons de gérer les dossiers en masse.
Une fois votre stratégie d'organisation définie, vous pourrez gérer vos dossiers en masse à l'aide des structures de dossiers. Pour structurer les dossiers d'entités de votre compte, vous avez le choix entre deux options :
- Structure de dossier universelle : Une structure de dossier pour tous les types d'entités. Cette option est idéale si vous souhaitez utiliser les mêmes critères pour organiser l'ensemble de vos entités, quel qu'en soit le type (par exemple, placer les emplacements, les événements et les FAQ dans un seul dossier qui sera géré par un utilisateur donné).
- Structure de dossier propre à chaque type d'entité : Des structures de dossiers distinctes pour chaque type d'entité. Cette option est conseillée si vous avez différents critères pour organiser vos types d'entités (par exemple, les établissements par région, les professionnels de la santé par lieu d'exercice, etc).
Remarque : la mise à jour de votre structure de dossiers peut impacter l'accès des utilisateurs (si vous disposez d'autorisations basées sur les dossiers) ou les intégrations API. Vérifiez ces paramètres avant de modifier une structure de dossiers existante.
Comment créer une structure de dossier :
- Cliquez sur Knowledge Graph dans la barre de navigation, puis sur Configuration.
- Cliquez sur Folders (Dossiers).
- Si c'est la première fois que vous créez une structure de dossier, cliquez sur Créer la structure de base.
- Si vous souhaitez créer une structure de dossier par type d'entité, cliquez sur le champ Type de structure et sélectionnez Structure de dossier par type d'entité. Autrement, la structure de dossier universelle sera sélectionnée par défaut.
- Cliquez sur Enregistrer.
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Créez votre structure de dossier.
- Cliquez sur le champ Structure.
- Cliquez sur le bouton Ajouter un niveau de sous-dossier. Vous pouvez ajouter un maximum de cinq sous-dossiers par type d'entité.
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(Facultatif) Cliquez sur Aperçu pour voir à quoi ressemblera votre structure de dossier avant d'y apporter des modifications.
- L'aperçu affichera jusqu'à 100 entités aléatoires pour que vous puissiez voir à quoi pourrait ressembler votre structure.
- Cliquez sur Réorganiser les dossiers et confirmez la mise à jour de votre structure de dossier. Lisez la clause de non-responsabilité et cliquez à nouveau sur Réorganiser les dossiers pour confirmer vos modifications.
- Le système créera les dossiers nécessaires, supprimera ceux qui ne sont plus utilisés, et déplacera les entités.
- Revenez à Knowledge Graph > Entités pour voir toutes vos entités organisées selon votre nouvelle structure de dossiers.
Suppression des dossiers
Étant donné que cela pourrait avoir un impact sur les autorisations des utilisateurs, nous vous encourageons vivement à procéder avec prudence. La suppression des dossiers supprimera toutes les autorisations d'accès que les utilisateurs avaient pour ces dossiers. Cette situation pouvant être complexe à résoudre, n'hésitez pas à contacter le support si vous avez le moindre doute.