Vous avez la possibilité de gérer automatiquement les licences en attribuant un filtre sauvegardé à une offre de licences. Les entités qui remplissent les critères du filtre se verront attribuer des licences tandis que les autres se verront retirer des licences, le tout, automatiquement. Le but de cette automatisation est de faciliter et d'accélérer la gestion des licences. Cet article explique comment attribuer automatiquement des licences aux entités à l'aide d'un filtre sauvegardé, et donne quelques recommandations pour l'attribution de licences Listings.

 

Préparation de votre compte

• Avant d'utiliser cette fonctionnalité, il est important que vous examiniez vos données afin de vérifier que chaque entité à laquelle une licence sera attribuée est prête à être mise en ligne. L'application du filtre sauvegardé et l'attribution de la licence déclencheront la mise en ligne de vos listings et de vos pages.
• Cette fonctionnalité peut être utilisée de différentes manières en fonction des processus de votre compte. Par exemple, si vos entités sont chargées dans Yext avec toutes les données nécessaires à leur mise en ligne, vous pouvez automatiser ce processus en incluant un champ personnalisé dans vos modèles ou en l'ajoutant à votre connecteur. Pour plus d'informations sur les modèles, reportez-vous au bas de la section Remarques supplémentaires sur les licences Listings.
• Si vos données doivent être révisées avant la mise en ligne, nous vous recommandons d'adopter une approche plus prudente et de mettre à jour le champ manuellement dans Yext Content. Pour plus d'informations sur comment modifier des entités sur la plateforme, consultez l'article Modifier les informations sur l'entité.
• Si vous avez le moindre doute sur votre configuration, contactez votre responsable de la réussite client ou l'assistance Yext.

 

Points importants de cette fonctionnalité

• Une licence sera automatiquement attribuée à une entité dès qu'elle remplira les critères du filtre sauvegardé qui lui a été attribué.
• Une licence sera automatiquement retirée de l'entité lorsqu'elle ne remplira plus les critères du filtre sauvegardé.

 

Remarques supplémentaires sur les licences Listings

• Les licences Listings sont attribuées instantanément lorsque les critères du filtre sauvegardé sont remplis, mais le délai de synchronisation de vos listings varie en fonction de l'annuaire.
• Afin que vos entités soient synchronisées avec Google et Facebook, les champs Google Linked Account (Compte associé à Google) et Facebook Linked Account (Compte associé à Facebook) doivent être renseignés pour les entités du filtre sauvegardé. Cet article présente également la configuration que nous recommandons à l'aide du critère « Fields with Data » (champs avec données) dans votre filtre sauvegardé afin de garantir cette synchronisation.
• Afin de créer de nouvelles fiches d'établissements Google et de nouveaux listings Facebook, assurez-vous d'avoir configuré votre compte pour créer de nouveaux listings sur la page « Publisher Configuration » (Configuration de l'annuaire). Pour plus d'informations, consultez l'article Mettre à jour le paramètre de configuration « Create New Listings » (Créer de nouveaux listings).
• Les modèles sont un excellent moyen de s'assurer que tous les champs obligatoires des listings sont correctement configurés lors de la création d'une entité. Votre modèle peut inclure les champs du filtre sauvegardé que vous allez attribuer aux offres de licences. Pour les licences Listings, il peut s'agir de champs tels que Google Linked Account (Compte associé à Google) et Facebook Linked Account (Compte associé à Facebook). De cette façon, vous avez la certitude que l'application d'un modèle attribuera les licences en conséquence et que les listings seront mis en ligne automatiquement. Pour plus d'informations sur les modèles d'entité, consultez l'article Créer un modèle d'entité, Modifier un modèle d'entité ou Appliquer un modèle d'entité.

 

Étape 1 : Créer un champ personnalisé

Ce champ personnalisé sera utilisé dans le filtre sauvegardé (Étape 3 : Créer un filtre sauvegardé). Cela vous permettra d'ajouter des entités au filtre sauvegardé ou d'en supprimer, ce qui aura pour effet d'attribuer ou de supprimer des licences en conséquence. Nous recommandons de créer un filtre unique pour chaque offre de licences (par exemple, « Mise en ligne sur Listings », « Mise en ligne sur Reviews » et « Mise en ligne sur Pages »).

1. Cliquez sur Content dans la barre de navigation, puis sur Configuration.
2. Cliquez sur Fields (Champs).
3. Cliquez sur le bouton + Ajouter un champ.
4. Cliquez sur Select Field Type (Sélectionner le type de champ) et sélectionnez le type de champ souhaité dans le menu déroulant (par exemple, Yes / No (Oui / Non)).
5. Saisissez un nom pour le champ (par exemple, « Mise en ligne sur [Offre de licences] »).
6. Sélectionnez les types d'entités pour lesquels ce champ sera disponible.
7. Cliquez sur Save Field (Sauvegarder le champ).
   • Pour en savoir plus sur la création de champs personnalisés, consultez l'article Ajouter des champs personnalisés.

 

Étape 2 : Mettre à jour le champ personnalisé

Remarque : Chaque entité à laquelle une licence a déjà été attribuée doit être mise à jour afin de remplir les critères du filtre sauvegardé. Il s'agit notamment de définir le nouveau champ personnalisé sur Yes (Oui).

1. Cliquez sur Content dans la barre de navigation, puis sur Entities (Entités).
2. Cliquez sur l'entité que vous souhaitez modifier.
   • Pour modifier plusieurs entités en même temps, consultez l'article Modifier plusieurs entités à la fois.
3. Modifiez le champ personnalisé que vous venez de créer.
4. Cliquez sur Sauvegarder.

 

Étape 3 : Créer un filtre sauvegardé

Les critères que vous ajoutez à ce filtre sauvegardé valideront l'attribution automatique ou non d'une licence. Vous pouvez utiliser n'importe quel filtre sauvegardé pour déclencher l'attribution d'une licence. Cependant, le tableau ci-dessous présente les critères que nous recommandons pour les licences Listings.

1. Cliquez sur Content dans la barre de navigation, puis sur Entities (Entités).
2. Cliquez sur + Ajouter un filtre.
3. Cliquez sur + Add Filter (+ Ajouter un filtre) pour ajouter le champ personnalisé que vous venez de créer (par exemple, « Mise en ligne sur Listings » = « Yes »).
4. (Facultatif) Ajoutez des critères de filtrage supplémentaires.

Critères recommandés pour les offres Listings	Détails
(Champ personnalisé) Mise en ligne sur [Offre de licences] = Yes	Vous devez créer un champ personnalisé qui vous permet de mettre en ligne ou de supprimer des entités sans tenir compte d'autres critères.
Les champs avec données incluent : Compte associé à Google ID de compte Google	Ces deux champs sont obligatoires pour la mise en ligne sur Google. Par prudence, vous pouvez vérifier si la valeur indiquée dans le champ Google Account ID (ID de compte Google) est explicite.
Les champs avec données incluent : Compte associé à Facebook ID de la page Parent de Facebook	Le champ Facebook Linked Account (Compte associé à Facebook) est obligatoire pour la mise en ligne sur Facebook. Si vous utilisez régulièrement des pages parent, nous vous recommandons de renseigner également le champ Facebook Parent Page ID (ID de la page parent Facebook).

 

5. Cliquez sur Apply Filter (Appliquer le filtre).
6. Cliquez sur l'icône d'enregistrement () puis sur Create New Saved Filter (Créer un nouveau filtre sauvegardé). Une boîte de dialogue apparaît.
7. Saisissez un nom pour le filtre (par exemple, « Attribution de licences [Produit] »).
8. Cliquez sur Save Filter (Sauvegarder le filtre).
   • Pour plus d'informations sur la création de filtres sauvegardés, consultez l'article Appliquer un filtre.

 

Étape 4 : attribuer des filtres sauvegardés à une offre de licences

C'est ici que vous attribuerez le ou les filtres sauvegardés que vous venez de créer à l'offre de licences. La licence sera automatiquement attribuée dès qu'une entité remplira les critères du filtre sauvegardé que vous avez sélectionnés. Selon les offres de licences disponibles dans votre compte, vous devez attribuer des filtres sauvegardés pour chaque domaine de produit.

1. Cliquez sur l'icône Account Details (Détails du compte)  dans le coin inférieur gauche de la barre de navigation, puis sur Account Settings (Paramètres du compte).
2. Cliquez sur License Packs (Offres de licences).
3. Cliquez sur le bouton Assign (Attribuer) en regard de l'offre de licences souhaitée. Une boîte de dialogue apparaît.
4. Sélectionnez le filtre que vous venez de créer dans la liste déroulante. Vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs filtres enregistrés si nécessaire.

5. Cliquez sur Sauvegarder. Une boîte de dialogue apparaît.
6. Cliquez sur Confirm (Confirmer).
   • Remarques supplémentaires
     • Si des entités disposant de licences et déjà attribuées à l'offre de licences sélectionnée ne remplissent pas les critères du filtre sauvegardé, vous recevrez un message d'erreur afin d'éviter qu'elles ne perdent leur licence. Dans ce cas, vous pouvez soit mettre à jour ces entités afin qu'elles remplissent les critères du filtre, soit mettre à jour les critères de votre filtre sauvegardé afin d'y inclure ces entités, soit supprimer les licences de ces entités.
     • Si vous ne disposez pas de suffisamment de licences, contactez votre responsable de la réussite client pour en acheter d'autres.
7. (Facultatif) Confirmez qu'un filtre sauvegardé est utilisé pour l'attribution automatique de licences.
   1. Cliquez sur Content dans la barre de navigation, puis sur Configuration.
   2. Cliquez sur Saved Filters (Filtres sauvegardés).
   3. Lorsqu'un filtre sauvegardé utilise l'attribution automatique de licences, la mention « Automatic License Assignment » (Attribution automatique de licences) apparaît dans la colonne In Use By (Utilisé par).