La fonctionnalité de traitement des appels entrants offre un chemin d'accès mieux défini vers un espace de travail pour les appels entrants. Plutôt que de faire sonner un appel entrant pour tous les membres d'un espace de travail configurés sur Relate Mobile, les options de configuration supplémentaires offrent une procédure claire pour le traitement des appels, afin que chacun sache et détermine qui recevra un appel et où exactement il sera reçu.
Pour configurer le renvoi d'appel :
- Connectez-vous à Yext sur votre ordinateur.
- Dans la section Conversations de Relate, sélectionnez Paramètres du compte.
- Faites défiler la page jusqu'à Traitement des appels entrants.
- Sélectionnez l'option de renvoi d'appel que vous souhaitez configurer. Les options de configuration que les espaces de travail peuvent choisir sont les suivantes :
- Tous les appels sont dirigés vers tous les membres du bureau (par défaut)
- Tous les appels sont dirigés vers un membre désigné du bureau
- Tous les appels sont dirigés vers le propriétaire de l'espace de travail
- Tous les appels sont transférés vers le numéro de bureau
- Cliquez sur Enregistrer les modifications.
Remarque : Seuls les administrateurs peuvent effectuer des configurations avancées pour le traitement des appels entrants de votre organisation. Si vous souhaitez modifier vos paramètres de traitement des appels entrants, veuillez contacter l'administrateur Yext de votre organisation.
Comment cela fonctionne-t-il ?
L'option par défaut est Tous les appels sont dirigés vers tous les membres du bureau. Ce paramètre fait que tous les membres de l'espace de travail qui ont téléchargé l'application Relate voient leur téléphone sonner. Une fois qu'un premier membre de l'équipe répond à l'appel, tous les autres téléphones cessent de sonner.
Tous les appels sont dirigés vers un membre désigné du bureau
Cette option permet à un espace de travail de désigner un membre spécifique qui reçoit tous les appels entrants dirigés vers le numéro de téléphone Relate. Si cette option est sélectionnée, lorsqu'un appel arrive dans un espace de travail Relate donné, seul le téléphone de cette personne sonne. Aucun autre téléphone des membres de l'espace de travail ne sonnera.
L'avantage de ce paramètre est qu'un espace de travail peut toujours garantir qu'un membre spécifique de son équipe est prêt à recevoir les appels des clients. Changer le membre de l'espace de travail qui reçoit les appels est aussi simple que de sélectionner son nom dans la liste, et désormais, seul son téléphone portable sonnera pour les appels entrants Relate.
Tous les appels sont dirigés vers le propriétaire de l'espace de travail
Cette option redirige tous les appels vers le propriétaire de l'espace de travail.
Tous les appels sont transférés vers le numéro de bureau
Cette option permet à un espace de travail de rediriger les appels téléphoniques Relate vers un numéro de téléphone de bureau fixe existant.
Il existe un processus de validation pour garantir que le numéro de téléphone saisi est correct. Une fois qu'un membre de l'espace de travail a saisi le numéro de téléphone, il reçoit un appel avec un code qu'il doit saisir correctement pour enregistrer le numéro.
Pour les bureaux qui disposent d'extensions (également connus sous le nom de système de réponse vocale interactive ou IVR), un champ facultatif peut être rempli. Ce champ indique à notre système automatisé comment naviguer dans le répertoire téléphonique ou le système d'extensions de l'utilisateur. Les utilisateurs peuvent saisir « w » pour demander à notre système d'attendre 0,5 seconde, puis saisir 0-9, # ou * pour indiquer quelles tonalités du clavier doivent être jouées afin de naviguer dans le répertoire téléphonique.
Par exemple, le bureau d'assurance de Jane Smith dispose d'un système d'extensions selon lequel il faut suivre les étapes suivantes pour obtenir le poste voulu :
- Composer le 1 pour les personnes au sein de ce bureau
- Composez le 24 pour l'extension de Jane Smith
Jane Smith doit appeler son poste et mesurer le temps avant que chaque option ne soit disponible. Elle le fait et constate que la première option peut être sélectionnée après 3 secondes et la deuxième option après 5 secondes. Dans le champ Extension de cette fonctionnalité, Jane doit saisir ce qui suit : « wwwwww1wwwwwwwwww24 », afin que notre système puisse composer automatiquement le bon poste afin de fournir le code à usage unique permettant à l'utilisateur de vérifier sa ligne fixe.
Une fois cette option configurée, tous les appels entrants vers le numéro de téléphone de Relate seront redirigés vers le numéro de téléphone fixe, mais l'appelant devra toujours naviguer dans le système d'extensions de l'utilisateur. Les appareils personnels des membres de l'espace de travail configurés avec Relate ne sonneront pas. L'avantage de ce paramètre est que les appels sont toujours dirigés vers le bureau, où ils peuvent être pris en charge par un membre de l'équipe ou redirigés vers la messagerie vocale du bureau.
FAQ :
Q : Existe-t-il une option pour que les appels mobiles Relate sans réponse soient transférés vers un numéro de téléphone fixe ?
R : Actuellement, seule existe l'option pour que les appels entrants soient dirigés vers un téléphone mobile ou transférés vers un numéro de ligne fixe de bureau. Nous explorons des options de renvoi plus avancées.
Q : Un bureau avec une extension peut-il transférer des appels ?
R : Oui, il est possible de joindre une extension en utilisant le champ facultatif dans le cadre de la validation du numéro de bureau. Une info-bulle fournit plus de contexte sur la manière de remplir ce champ en utilisant les bons numéros d'extension, les symboles et l'indicateur d'attente « w » du système de réponse vocale interactive pour diriger l'appel de validation. Lorsque des appels entrants proviennent d'un client, celui-ci devra naviguer dans le système jusqu'à l'extension souhaitée.
Q : Votre organisation peut-elle n'avoir qu'une seule de ces options disponibles ?
R : Oui, nous pouvons configurer le système de sorte qu'une seule option soit disponible si c'est ce que vous choisissez (par exemple, si vous souhaitez que les appels soient transférés uniquement vers un numéro de bureau, nous pouvons configurer cette option comme étant la seule autre option en plus du paramètre par défaut). Pour ce faire, collaborez avec l'équipe de votre compte Yext.
Q : Quel est le paramètre par défaut de cette fonctionnalité ?
R : Le paramètre par défaut est que tous les appels sont dirigés vers tous les membres du bureau (multi-sonnerie).
Q : Existe-t-il un moyen de faire sonner un appel sur un appareil personnel avant qu'il ne soit transféré vers le numéro du bureau ?
R : Pas pour le moment.
Q : Un espace de travail doit-il configurer les appels sur ses appareils mobiles pour que les appels soient transférés vers son numéro de bureau ?
R : Non, la configuration de la fonction vocale sur votre appareil mobile vous permet de passer des appels sortants. Vous n'avez pas besoin de configurer la fonction vocale sur votre appareil mobile pour recevoir des appels entrants.
Q : Ces panneaux de configuration s’afficheront-ils pour les espaces de travail qui ne disposent pas de capacités vocales ?
R : Ils n'apparaîtront que pour les espaces de travail dotés de capacités d'appels entrants.