Les administrateurs peuvent modifier les modèles de message, vous offrant ainsi plus de flexibilité et d'options de personnalisation. Si votre organisation exige que les mises à jour du modèle de message soient soumises pour examen à l'équipe de conformité, vous pourrez demander l'approbation des modifications dans Hearsay.
Autorisations et configuration des modèles de message Lead Actions
Modifier les modèles de message de prise de contact avec les prospects
Processus d'examen de la conformité des modèles de messages destinés aux prospects
Autorisations et configuration des modèles de message Lead Actions
Autorisations et rôles :
- L'administrateur marketing a l'autorisation de lire/rédiger le texte des SMS, et d'ajouter de nouvelles versions linguistiques pour les organisations multilingues.
- Les administrateurs de conformité ont l'autorisation d'ouvrir, de lire et de rédiger des demandes d'examen de la conformité liées aux actions et de modifier les paramètres de conformité.
Configuration :
Les administrateurs de conformité et les administrateurs avec accès complet peuvent sélectionner l'option de workflow de conformité adaptée à leur organisation dans la section Organisation > Examiner et archiver.
Trois workflows de conformité sont pris en charge au niveau de l'organisation pour les modifications de formulation des messages d'action dans une configuration similaire à la gestion de la conformité du contenu destiné aux réseaux sociaux. Le statut d'activation de l'approbation est signalé par l'indicateur activé/désactivé :
- Lorsque la fonctionnalité d'approbation est désactivée, aucune des modifications du texte ne sera transmise aux contrôleurs de conformité.
- Lorsque la fonctionnalité d'approbation est activée, la sélection du bouton radio « Demande d'approbation facultative pour tous les modèles de message » donnera à l'administrateur marketing le choix d'envoyer le modèle au service de conformité ou de l'enregistrer et de l'utiliser sans le faire contrôler.
- Lorsque la fonctionnalité d'approbation est activée, la sélection du bouton radio « Exiger l'approbation de tous les modèles de message avant leur application » obligera tous les nouveaux modèles et modèles modifiés à passer par un contrôle de conformité.
Modifier les modèles de message de prise de contact avec les prospects
1. Depuis la vue Administration, sélectionnez Actions > Modèles de messages de prise de contact.
2. Faites défiler l'écran jusqu'à la section Modèle de message par défaut et mettez à jour les modèles Pendant les heures de travail et En dehors des heures de travail. Si votre organisation exige l'approbation des mises à jour des modèles de message par le service de conformité, cliquez sur Demander l'approbation.
Remarque : Si votre organisation n'exige pas d'examen de conformité via Hearsay, les modifications du libellé du message seront appliquées à tous les messages sortants après l'enregistrement des modifications. Si le message passe par un examen de conformité via Hearsay, la version antérieure du modèle de message restera en usage jusqu'à l'approbation du nouveau libellé. Une fois le nouveau libellé approuvé, le nouveau modèle de message sera utilisé pour tous les messages. Les demandes de modification apparaîtront dans la file d'attente de Supervision de la conformité.
Processus d'examen de la conformité des modèles de messages destinés aux prospects
Chaque demande de modification de modèle de message apparaîtra comme un élément distinct dans la file d'attente de Supervision de la conformité. Les modèles linguistiques distincts apparaîtront individuellement dans la file d'attente de Supervision, où le contrôleur de conformité peut traiter les demandes depuis la vue détaillée.
1. Dans la file d'attente de Supervision (Examen > Supervision), filtrez les résultats par « Modèle de message destiné aux prospects». Ensuite, cliquez sur l'élément pour l'examiner plus en détail.
2. Examinez les modifications apportées au modèle de message. Les termes du lexique seront mis en surbrillance en rouge. Sélectionnez Approuver, Refuser ou Attribuer pour attribuer l'élément à un horaire différent (le cas échéant).
3. Si vous refusez la demande d'approbation, laissez une note à l'utilisateur ou une note interne pour l'équipe.