ワークフロールールは、受信したレビューを定義した基準と照合し、適切な対応プロセスに自動的に振り分けます。各ルールは、どのように応答し、該当する場合は、誰が責任を持つべきかを明確に定めます。この記事では、ワークフロールールを作成し、管理する方法について説明します。
返信タイプ
各ワークフロールールは、3つの返信タイプのいずれかを使用します。
- 手動返信：タスクを作成し、特定のユーザーに割り当ててレビューに返信させます。割り当てられたユーザーは、自由形式のテキスト、アセット、テンプレート化された回答、または生成型回答など、あらゆる回答ツールを使用できます。
- 自動返信：指定したレビュー返信アセットのいずれかを使用して、レビューに自動的に返信します。タスクは作成されません。自動返信ルールを設定する前に、使用するアセットを作成します。手順については「レビュー返信アセット」を参照します。
- 生成返信：AIを使用して返信を生成し、投稿前にユーザーが承認するためのタスクを作成します。AI生成返信ルールを設定する前に、任意で生成指示を構成します。手順については「生成レビュー返信」を参照します。
ワークフロールールを作成する
- [受信トレイ] > [ワークフロー管理]に移動します。
- レビュー・ワークフローを作成をクリックしてください。
- 返信タイプを選択します。
- 手動返信：[ユーザーを選択] をクリックしてレビューを割り当てるユーザーを選択します。レビューは各ルールにつきユーザーを1名割り当てることができます。
- 自動返信：下部に自動返信コンテンツセクションが表示されます。アセットは後のステップで追加します。
- 生成返信：下部に生成応答のセクションが表示されます。承認設定は後のステップで構成します。
- ルール名を入力します。
- [+ 条件を追加] をクリックして、レビューがこのルールをトリガーするために満たす必要のある条件を設定します。評価、レビューの内容、ラベル、サイトなど、使用可能なフィルターならどれでも使用できます。必要に応じて複数の基準を追加します。レビューはすべての条件に一致する必要があります。
- [新規レビューにのみ適用] または [新規レビューと更新された既存のレビューに適用] を選択します。後者を選択した場合、編集することで基準が満たされたレビューも、このルールをトリガーする対象となります。
-
生成返信ルールの場合、[返信承認] オプションを選択します。
- 自動投稿：AI生成の返信は人間のレビューなしに即座に投稿されます。
- 人間の承認が必要：返信が投稿される前に、承認者がレビューするためのタスクが作成されます。任意で [+ 承認者] をクリックすると、特定のユーザーまたはユーザーグループを割り当てることができます。ユーザーグループが割り当てられると、すべてのメンバーが通知を受けますが、タスクを承認または却下する必要があるのは1人のみです。
- 手動返信ルールまたは自動返信ルールに関しては、必要に応じて、数値を入力して「時間」、「日数」、「週数」を選択することで、期日を設定できます。
- 自動返信ルールに関しては、[アセットを追加] をクリックして既存のアセットから選択するか、新しいアセットを作成します。各ルールは最大25のアセットをサポートします。複数のアセットが割り当てられている場合、返信の多様性を保つために各返信に対して1つがランダムで選択されます。
- [保存（Save）]をクリックします。
ワークフロールールを管理する
アカウント内のすべてのワークフロールールを表示するには、「受信トレイ」＞「ワークフロー管理」に移動してください。この表では、「有効」列のトグルを使用して、個々のルールを有効または無効にできます。
ワークフロールールは表に記載されている優先順位に従って適用されます。レビューが複数のルールの条件に一致する場合、最も優先度の高いルール、つまり最初に記載されているルールのみが適用されます。ルール間で条件が重複する場合は、この点を考慮しましょう。たとえば、否定的なキーワードのレビュールールが一般的な否定的なレビュールールに記載されている場合、キーワードルールはこれらのレビューでトリガーされません。正しくトリガーされるように、より具体的なルールを広範囲のルールの上に配置します。
タスクの表示とアクション
手動返信ルールまたは生成返信ルールを通じてルーティングされたレビューは、[受信トレイ > マイタスク] にタスクとして表示されます。[タイプで絞り込み = レビュー返信] で返信タスクを確認し、[タイプ = レビュー返信承認] で承認街の生成返信を確認します。
レビュー返信タスクの承認または却下についての手順は、[レビュー返信承認とタスク] をご覧ください。
返信タイプが「手動返信」のワークフロールールの例
返信タイプが「自動返信」のワークフロールールの例
返信タイプが「生成的な返信」のワークフロールールの例